Төслийн харилцааны удирдлага
Төслийн харилцааны удирдлага нь зөв мэдээллийг зөв хүнд зөв цагт өртгийн хувьд үр ашигтайгаар хүргэхэд чиглэнэ. Үүний тулд мэдээлэл солилцох, дамжуулах арга, амаар болон бичгээр харилцах техник, санааг зөв илэрхийлэх дамжуулах чадвар зэргийг эзэмших шаардлага гардаг.
Байгууллагын нэгж хэсэг бүрийн үйл ажиллагааг байгууллагын нэгдсэн зорилгод чиглүүлэн нэгтгэх зорилтыг удирдлагаас бодлого, журам, эрх мэдлийн харилцаагаар дамжуулан хэрэгжүүлдэг, гэтэл төслийн хувьд зохион байгуулалтын ийм бүтэц дутагдалтай тул үүнийгээ мэдээллийн системээр дамжуулан нөхдөг байна. Иймээс харилцааны удирдлага төслийн удирдлагад чухал байр суурийг илэрхийлнэ.
Төслийн багт гишүүнийг элсүүлэхдээ тухайн төсөлд тавигдах шаардлагад нийцүүлэн мэдлэг, чадвар, дадлагын шалгуур тавьж элсүүлдэг. Өөрөөр хэлбэл багийн гишүүд асуудал шийдэж чадах чадвараа үнэлүүлж орж ирнэ гэсэн үг. Иймээс багийн дотоод харилцаанд зонхилох уур амьсгал нь итгэлцэл, харилцан хамааралтайгаар ажил явна гэдгийг ухамсарласан байдал юм. Энд захирч тушаах биш харин нөлөөлөх чадвар илүү байр суурийг эзэлнэ.
Ажил явагдахдаа дүрэм журмаас илүү зарчим дээр суурилна. Ирээдүйн барилгын төслийн байгууллагуудын ерөнхий дүр төрх нь цөөн тооны үндсэн ажилтан, ажилчид үлдсэн нь гэрээний эсхүл түнш туслан гүйцэтгэгч, зөвлөхүүд гэдэг зарчимд шилжих болно.
Төслийн харилцааны удирдлага нь төслийн мэдээллийг хугацаанд нь зохих хэлбэрт бий болгох, цуглуулах, тараах, хадгалах, гарган хэрэглэх, эцэслэн устгахтай холбоотой процессуудыг багтаах бөгөөд хамгийн чухал баримт бичгүүдийн нэг нь Төслийн харилцааны төлөвлөгөө байна. Төслийн харилцааны төлөвлөгөөг гаргахдаа дараах алхмуудыг мөрдөнө. Үүнд:
1. Стейкролдеруудыг тогтоох. Хэнд мэдээлэл очих ёстой вэ гэдгийг тогтооно. Төслийн эзэн, төслийн багийн гишүүд, төсөл хэрэгжүүлэгч байгууллагын ямар хэлтэс нэгж гэх зэргээр төслийн мэдээллийг хэн хүлээн авах шаардлагатай, хэн төсөлд хамаарах шийдвэрүүдийг гаргаж төслийн үйл ажиллагаанд нөлөөлөхийг тогтооно.
2. Мэдээллийн хэрэгцээг тогтоох. Мэдээлэл хүлээн авагч бүр мэдээллийн ялгаатай хэрэгцээтэй. Төсөл хэрэгжүүлэгч байгууллагын дээд удирдлага төслийн өрнөлийн байдал статусыг мөн төсөлд тулгарч байгаа бэрхшээлүүд зэргийг мэдэхийг хүснэ. Төслийн эзэн төслийн өрнөл, хугацааны график, гүйцэтгэлийн шаардлага хэрхэн хэрэгжиж буйг сонирхоно. Төслийн багийн гишүүд хугацааны график, хийгдэх ажлууд, техникийн шаардлага тодорхойлолт зэргийг сонирхон дараа нь юу хийгдэх ёстойг мэдэхийг хүсдэг. Төсөлд хэрэглэгдэж буй мэдээллийн нийтлэг хэлбэрүүд нь төслийн өрнөлийн буюу явцын тайлан, төслийн цар хүрээнд орсон өөрчлөлт, шийдвэрлэгдсэн асуудлууд, шийдвэрүүд, хүлээн зөвшөөрөгдсөн өөрчлөлт, нэмэлт ажлууд, төслийн багийн уулзалт, хурлын тэмдэглэлүүд, төслийн үе шатны ажлын тайлан гэх мэт байна.
3. Мэдээллийн эх сурвалж. Төслийн мэдээллийн хэрэгцээ тодорхой болсны дараа уг мэдээллийг хаанаас ямар хэлбэрт цуглуулахыг тогтооно. Тайлан байх уу, мэдээ байх уу ямар хэлбэр форматад байх вэ ?
4. Түгээх хэлбэр. Мэдээллийг түгээх эргэлтэд оруулах олох арга байна. Уламжлалт хэлбэрүүдээс гадна интернет, интранет, имэйл, виртуаль оффис гэх мэтийг хэрэглэж болно. Гэхдээ цаасан дээр чухал мэдээллээ авч үлдэх зайлшгүй хэрэгцээ шаардлага байсаар байна.
5. Үүрэг хариуцлага, хугацаа. Хэн мэдээллийг хэзээ, ямар давтамжтайгаар түгээхийг заана. Төслийн удирдагч өөрөө төслийн багийн тодорхой гишүүн эсхүл төслийн бичиг хэргийн ажилтан гэх мэтээр хариуцна.
Төслийн стейкхолдэеруудын зүгээс мэдээлэл хүсэхэд түүнд нь хариу үзүүлэх төдийгөөр хязгаарлагдахгүй төслийн мэдээллийн урсгалыг бүрэн хянахад харилцааны удирдлага төслийн удирдагчид тусална. Шаардлагагүй үл ойлголцол, ажил цалгардах байдлыг бууруулахад тустай төдийгүй төслийн удирдагчийн эрх мэдлийг нэмэгдүүлнэ. Дээд удирдлага, төслийн эзэн мэдээллийг цаг тухайд нь авсанаар тэдний зүгээс төслийн ажилд санаа зовохгүй итгэлтэй байхад туслах нь эргээд төслийн удирдагчийн ажилд оролцох оролцоог багасгаж өгөх сайн талтай.